Úvod k ochraně osobních údajů
Ochrana soukromí a osobních údajů je pro Bohemoro zásadní součástí profesionálního a důvěryhodného servisu při organizaci společenských akcí. Při komunikaci s klienty, přípravě eventů i provozu webových stránek jednáme v souladu s platnými právními předpisy, zejména s nařízením GDPR a související českou legislativou.
Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jaké údaje o vás shromažďujeme, jakým způsobem je používáme, jak je zabezpečujeme a jaká práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů máte. Doporučujeme vám se s obsahem tohoto dokumentu pečlivě seznámit před odesláním poptávky nebo jiné komunikace.
Shromažďování osobních údajů
Osobní údaje shromažďujeme především v situacích, kdy nás kontaktujete prostřednictvím webového formuláře, telefonicky, e-mailem nebo při osobní komunikaci v souvislosti s plánováním společenské akce. Údaje, které mohou být v rámci těchto interakcí zpracovávány, zahrnují zejména:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, funkce, společnost),
- kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo, případně korespondenční adresa),
- informace o plánovaném eventu (typ akce, přibližný termín, místo konání, orientační rozpočet, specifické požadavky na program či atmosféru večera),
- údaje z naší následné komunikace (záznamy o poptávkách, nabídkách, sjednaných podmínkách a realizovaných službách),
- technické údaje související s používáním webu (IP adresa, typ zařízení a prohlížeče, čas návštěvy, základní data o pohybu na stránkách), a to prostřednictvím cookies a analytických nástrojů.
Osobní údaje získáváme vždy přímo od vás nebo v rámci smluvního vztahu s vaším zaměstnavatelem či organizací, pro kterou společenskou akci zajišťujeme. Osobní údaje třetích osob (například hostů vašich eventů) zpracováváme pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro organizaci akce a pokud k tomu máte příslušný právní titul.
Účely zpracování údajů
Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování našich služeb a pro zajištění profesionálního průběhu společenských eventů. Konkrétně mohou být vaše údaje používány pro tyto účely:
- Vyřízení poptávky a příprava nabídky – zpracování kontaktních a identifikačních údajů za účelem odpovědi na vaši zprávu, sestavení nezávazné nabídky, upřesnění parametrů eventu a plánování vhodného konceptu.
- Uzavření a plnění smlouvy – vedení smluvní a organizační komunikace, plánování produkce akce, koordinace dodavatelů, personálu a programu, vystavování souvisejících daňových a účetních dokladů.
- Klientská podpora a následná komunikace – zodpovídání dodatečných dotazů, řešení požadavků týkajících se proběhlé akce a péče o dlouhodobé vztahy s klienty.
- Marketingová komunikace v souladu se zákonem – zasílání pozvánek na reprezentativní společenské akce, informací o nových službách či inspirace pro další večery, a to pouze na základě vašeho souhlasu nebo oprávněného zájmu, kdy je vždy umožněno jednoduché odhlášení.
- Plnění zákonných povinností – uchovávání účetních dokladů, plnění povinností vůči orgánům veřejné moci a dodržování právních předpisů upravujících vedení obchodní agendy.
- Ochrana našich práv a oprávněných zájmů – prevence podvodného jednání, uplatňování a obhajoba právních nároků, zajištění bezpečného a plynulého provozu webových stránek.
Ve všech uvedených případech postupujeme tak, aby byl respektován princip minimalizace údajů, transparentnosti a přiměřenosti vůči účelu zpracování.
Předávání a zabezpečení údajů
Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu sdíleny s pečlivě vybranými smluvními partnery, kteří se podílejí na přípravě a realizaci společenských akcí. Typicky se jedná například o dodavatele techniky, cateringu, fotografických služeb nebo prostor pro konání večerů. Všichni tito partneři jsou v pozici zpracovatelů vázáni smluvními povinnostmi mlčenlivosti a bezpečného nakládání s osobními údaji.
Vaše údaje mohou být dále předány subjektům veřejné správy, pokud nám takovou povinnost ukládá právní předpis nebo rozhodnutí oprávněného orgánu. Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí mimo EU/EHP, ledaže by to bylo výslovně vyžadováno povahou konkrétní akce a zajištěno odpovídající právní a bezpečnostní prostředí.
Pro ochranu osobních údajů využíváme vhodná technická a organizační opatření, jejichž cílem je zabránit ztrátě, zneužití, neoprávněnému přístupu či jinému protiprávnímu nakládání s údaji. Patří mezi ně zejména:
- omezený přístup k osobním údajům pouze pro osoby, které je potřebují pro výkon své práce,
- používání bezpečných hesel, šifrování vybraných komunikací a pravidelná aktualizace softwaru,
- pravidelná interní kontrola procesů zpracování údajů a školení spolupracovníků,
- bezpečné ukládání listinných dokumentů obsahujících osobní údaje.
Navzdory přijatým opatřením nelze s ohledem na povahu internetu zcela vyloučit bezpečnostní incidenty. V případě, že by došlo k události s dopadem na vaše osobní údaje, postupujeme v souladu s GDPR, včetně případného informování dotčených subjektů a dozorového úřadu.
Doba uchovávání údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů, pro které byly shromážděny, nebo po dobu stanovenou právními předpisy. Konkrétní doba uchovávání se může lišit podle povahy vztahu a typu zpracovávaných údajů:
- údaje související s poptávkou uchováváme obvykle po dobu trvání komunikace a následně po omezenou dobu pro účely evidence a vyhodnocování zájmu o naše služby,
- údaje potřebné pro plnění smlouvy a účetní agendu uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu vyžadovanou právní úpravou (zejména účetními a daňovými předpisy),
- údaje zpracovávané na základě souhlasu (například pro zasílání vybraných marketingových sdělení) uchováváme do odvolání souhlasu nebo do doby, kdy je zřejmé, že již o komunikaci nemáte zájem,
- údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu (například pro ochranu práv a nároků) uchováváme po dobu trvání daného zájmu a souvisejících promlčecích lhůt.
Po uplynutí příslušné doby uchovávání jsou osobní údaje bezpečně vymazány, anonymizovány nebo archivovány v souladu s interními předpisy a právními požadavky.
Práva subjektů údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte podle platné legislativy následující práva, která respektujeme a umožňujeme jejich uplatnění:
- Právo na přístup – máte právo získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, také informace o rozsahu a účelu tohoto zpracování.
- Právo na opravu – pokud jsou vaše údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.
- Právo na výmaz – v určitých případech můžete žádat vymazání svých osobních údajů, zejména pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, nebo pokud odvoláte souhlas a neexistuje jiný právní titul ke zpracování.
- Právo na omezení zpracování – máte právo požadovat omezení zpracování v situacích stanovených právními předpisy (například po dobu, kdy je ověřována přesnost údajů nebo oprávněnost zpracování).
- Právo na přenositelnost údajů – v rozsahu stanoveném GDPR můžete požadovat poskytnutí vybraných údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, popřípadě jejich předání jinému správci.
- Právo vznést námitku – pokud zpracováváme údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo proti takovému zpracování kdykoli podat námitku. V případě přímého marketingu ukončíme zpracování bez dalšího.
- Právo odvolat souhlas – pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování.
- Právo podat stížnost u dozorového úřadu – domníváte-li se, že při zpracování osobních údajů dochází k porušení právních předpisů, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Uvedená práva můžete uplatnit způsobem popsaným v sekci Kontaktní informace a podání žádostí. Vždy se snažíme reagovat bez zbytečného odkladu a s maximální mírou transparentnosti.
Kontaktní informace a podání žádostí
Správcem osobních údajů je Bohemoro jako prémiová eventová agentura působící v České republice. V případě dotazů k těmto zásadám, k jednotlivým účelům zpracování nebo pokud chcete uplatnit některé ze svých práv subjektu údajů, můžete nás kontaktovat prostřednictvím následujících kanálů:
- kontaktní formulář na stránce Kontakt,
- e-mailová adresa uvedená v sekci kontaktních údajů,
- telefonní číslo určené pro poptávky a organizační komunikaci.
Při uplatnění práv týkajících se osobních údajů vás můžeme požádat o doplnění informací nutných k ověření vaší totožnosti, aby nedošlo k neoprávněnému zpřístupnění údajů. Na vaše podněty reagujeme v zákonných lhůtách a vždy se snažíme nalézt transparentní a korektní řešení.
Aktuální verze těchto zásad ochrany osobních údajů je zveřejněna na stránce Zásady ochrany osobních údajů. Obsah dokumentu může být průběžně aktualizován tak, aby odpovídal vývoji našich služeb a právních požadavků.